Az ügyfélszolgálatokra több tucatnyi elektronikus levél érkezik naponta, de mi is történik ezekkel az e-mailekkel azt követően, hogy landolnak a postaládánkban?

A vállalatok egy részénél az üzeneteket első átolvasás után egy vezető ügyintéző továbbítja azoknak a kollégának, akinek majd felveszik a kapcsolatot az ügyféllel. Míg más szervezeteknél a levelek előszűrés nélkül, érkezési sorrendben rögtön az operátorokhoz kerülnek. Az ügyintéző aztán utánanéz, hogy az adott levélnek volt-e előzménye, ha szükséges további egyeztetésre, pontosításra szolgáló adatokat kér az ügyféltől, informálódik, hogy hasonló téma merült-e már fel korábban, vagy rendelkezésre áll-e központi válaszsablon. Megfogalmazza a végleges válaszlevelet, majd végül a küldés gomb megnyomásával párhuzamosan iktatja, és témakóddal ellátva lezárja a levelezést. Ez ma a vállalatoknál az általánosságban elterjedt levélkezelési gyakorlat.

Most pedig képzeljen el egy villámolvasási képességekkel rendelkező szuper asszisztenst, aki egy személyben végzi el a levelek előszűrését, prioritási rendezését, ügyintézők közötti elosztását, aki minden a vállalat, szervezet életében korábban előfordult levélváltásra emlékszik, és akinek ez alapján a legtöbb levélre van egy válaszötlete, természetesen amellett, hogy sosem jár le a munkaideje és mindenkor kiváló, egyenletes munkateljesítményt nyújt.

EMILIA segítségével ilyen is lehet az Ön vállalatának levélkezelési gyakorlata. Megoldásunk néhány másodperces válaszidő mellett képes komplex adat- és szövegbányászati algoritmusaira támaszkodva az emberi kognitív értelmezési folyamathoz hasonlóan egy levél tartalmát feldolgozni, majd az eredmény függvényében a leveleket prioritásuk szerint rangsorolva az ügyintézők között szétosztani, iktatni, illetve szükség esetén hozzájuk válaszsablont generálni.

Mik EMILIA előnyei?

• Azáltal, hogy a leveleket két ügyintéző, helyett EMILIA szűri elő, jelentős időveszteség takarítható meg a válaszadási folyamatban.
• EMILIA levélszortírozó funkcionalitásának köszönhetően, nem fordulhat elő, hogy a levél nem a megfelelő illetékeshez kerül továbbításra, vagy szélsőséges esetben annak megválaszolását senki nem tekinti saját feladatának.
• EMILIA kiküszöböli az érkezési sorrendben történő levél feldolgozási gyakorlat nagy hátrányát. A priorizált levélrendezési funkciója ugyanis lehetővé teszi, hogy ha egy gyors reakciót igénylő, kritikus levél érkezik, akkor az azonnal az ügyintézők látókörébe kerüljön, és elkezdődhessen a problémás helyzet elhárítása.
• EMILIA tudásbázisának használata megspórolja a sablonválaszok, sablonlevelek keresésére, illetve a megfelelő részek „összeollózása” fordított munkaidőt.
• EMILIA konzisztens iktatási gyakorlata egységesíti a beérkező levelek témabesorolását, ami a jövőben könnyebbé teszi a válaszsablonok keresését, illetve hatékonyabbá a minőségbiztosítási folyamatokat.